Risk manažment je projektový manažment pre dospelých

Kúpili by ste si nový automobil bez airbagu a bezpečnostného pásu?

Nie? Je to preto, lebo ste si istí, že budete mať fatálnu haváriu a budete ho potrebovať?

Tiež nie? Tak prečo radšej neušetriť peniaze za bezpečnostnú výbavu, ktorá sa oplatí iba v prípade, že sa niečo naozaj stane?

Pretože, aj keď je pravdepodobnosť, že sa niečo také prihodí veľmi nízka, chcete si byť istý, že Vy aj Vaši blízki budete maximálne ochránení.

Podobne to funguje aj pri projektoch.

Nikto neočakáva, že riziká nastanú a už vôbec nie na jeho projekte. Napriek tomu by malo byť samozrejmosťou nasadenie riadenia rizík, pre prípad, že „Worst case” scenár sa naozaj stane realitou.

Projekty sú výnimočné a preto riskantné

Projekty sú úlohy so špeciálnymi vlastnosťami. Sú technicky a organizačne komplexné, riešia častokrát nové témy a majú veľký význam a dopad na celú organizáciu.

Každý, kto už na nejakých projektoch pracoval vie, že keď projekt začína, nikto si pri stanovovaní cieľa a vytváraní prvých plánov nemôže byť istý, že ciele budú dosiahnuté podľa plánu, plánované prostriedky postačia a všetky termíny budú dodržané. Prečo?

Problémom projektových plánov je, že vychádzajú z údajov, ktoré sa nachádzajú v budúcnosti. Vyhlásenia typu: “Ako mám vytvoriť projektový plán, nie som predsa jasnovidec“ sú naneštastie veľmi časté. Pravidlo, ktoré je pre mnohých ešte stále nové a nepochopiteľné, hovorí – „Aj zlý plán je lepší ako žiadny plán.“ Bez jasného ohraničenia sa nedá žiadny projekt začať. A preto pracujeme s predpokladmi a odhadmi.

S postupom projektu však neustále získavame nové informácie. Tieto poznatky a znalosti môžu viesť k tomu, že projekt (jeho hranice a súvislosti) a jeho plány prispôsobujeme, modifikujeme a spresňujeme. Projektový plán je vlastne živý dokument, ktorý je vo finálnej podobe až po ukončení samotného projektu.

Čo nám môže priniesť riadenie rizík?

Riziká predstavujú hrozbu pre projekt, respektíve pre jeho úspešnosť. Ich potenciál je však v budúcnosti, rovnako ako dôsledky a zároveň Vaše reakcie. Môžte zasiahnuť – alebo aj nie.

Projekty sú vzhľadom na svoju dynamiku, novosť, jedinečnosť a taktiež veľkú komplexnosť značne rizikové. Riziká však mnohokrát nemôžte priamo ovplyvniť. Jediné, čo môžete urobiť, je znížiť či už pravdepodobnosť ich nastatia alebo ich vplyv na projekt a to pomocou dobrého riadenia rizík.

Riadenie rizík je však iba jednou zo súčastí procesu riadenia projektu, pričom pomáha udržať pod kontrolou hrozby s potenciálnym vplyvom na ciele, náklady, termíny a okolie projektu.

Vráťme sa však späť k nášmu príkladu s autom. Keď cestujeme v daždi a hmle, máme čo do činenia s určitým rizikom. Manažment rizík bude spočívať napríklad v tom, že :

• sa spoľahneme na naše vodičské schopnosti, airbag a bezpečnostný pás,
• uzatvoríme poistku,
• pôjdeme pomaly a opatrne,
• zvolíme hromadnú dopravu,
• zostaneme doma.

Všetky tieto možnosti existujú. Aké opatrenie(a) zvolíme, záleží od konkrétneho projektu a situácie.

V súkromnom živote sme si zvykli riadiť riziká denne, aj keď to robíme skôr intuitívne ako metodicky. Pri riadení projektov je však užitočnejšie postupovať štruktúrovaným spôsobom. O tom si viac povieme v budúcom článku.